Règlement général pour les centres de documentation de la HELHa 

Accès

Les Centres de documentation sont accessibles à tous les étudiants et membres du personnel de la HELHa et à tous les étudiants et membres du personnel des établissements d’enseignement supérieur (EES) de la Fédération Wallonie-Bruxelles (CFWB), conformément à la convention établie entre eux le 28/06/2016. A l’entrée, les utilisateurs présenteront spontanément leur carte d’étudiant ou de membre du personnel.

L’accès est gratuit pour les tous les étudiants et membres du personnel de la HELHa ainsi que pour tous les étudiants et membres du personnel des EES de la CFWB.

Tous les utilisateurs se soumettent au règlement général de la Helha et au règlement spécifique des centres de documentation, ainsi qu’aux règles d’utilisation des réseaux informatiques applicables à la HELHa.

Le centre de documentation est également accessible aux étudiants et enseignants de l’IESCA ainsi qu’aux membres du GHdC. 

Horaires

Les horaires d’ouverture sont affichés aux valves et sur la page d’accueil du catalogue en ligne du Centre de documentation. Toute fermeture exceptionnelle y est également signalée.

Le centre de documentation est ouvert de 8h à 18h30 excepté le mercredi et le vendredi où il ferme à 16h30. Il est fermé le weekend et durant les congés scolaires.

Catalogue

Le catalogue du Centre de documentation est disponible en ligne à partir du site de la Helha.

Une formation à son utilisation est prévue durant le cursus. Un mode d’emploi est disponible sur la page d’accueil du catalogue. 

Consultation

Certains documents ne sont pas empruntables et doivent être consultés sur place.

Les documents à consulter sur place sont mentionnés dans le catalogue du centre de documentation. 

Prêt

Le prêt est gratuit tant pour les étudiants et membres du personnel de la HELHa que pour les étudiants et membres des EES de la CFWB.

Les lecteurs peuvent emprunter 4 documents (ouvrages ou TFE) au maximum, pour une durée de 14 jours calendrier maximum. Ils peuvent en outre demander une prolongation (pour une durée de 14 jours calendrier maximum) si les documents n’ont pas été réservés par un autre lecteur. 

Les lecteurs peuvent également réserver des ouvrages qui sont en prêt au moment de leur demande. Au retour des documents, ils reçoivent un mail les en avertissant ; à compter de ce moment, les ouvrages leur restent réservés pendant 7 jours calendrier. 

Tout dépassement du délai de prêt est sanctionné par une amende de 0,10 € par jour de retard et par document. 

Le matériel pédagogique est à utiliser sur place et ne peut être emprunté. 

Le non-respect des conditions de prêt ou le retard systématique dans la restitution des documents empruntés peut amener le/la documentaliste à refuser le prêt au lecteur concerné(e) et ce pour la durée de l’année scolaire. 

En cas de perte ou de détérioration d’un document qui n’est plus édité ou d’un TFE, un montant de 25€ ou un forfait correspondant à la valeur de l’ouvrage sera demandé à l’emprunteur. 

Chaque lecteur peut suggérer l’acquisition de nouveaux documents. Les achats sont décidés en concertation avec les directions du site. 

Après consultation d’un document, le lecteur rangera le document à sa place exacte ou sur le charriot de rangement. 

Responsabilité du prêt

Le prêt des documents est strictement personnel. Tout emprunteur est donc responsable des ouvrages qu’il emporte.

Des rappels sont envoyés régulièrement aux utilisateurs ayant dépassé le délai d’emprunt. Le non-respect des délais d’emprunt est sanctionné par une amende. En outre, tout lecteur ayant des ouvrages en retard ou des amendes impayées se verra refuser le droit de prêt, sauf appréciation du documentaliste.

En cas de perte ou de détérioration d’un document, celui-ci sera remplacé aux frais de l’emprunteur.

En cas de non-restitution ou de dégradation d’un ouvrage emprunté ou consulté sur place par un utilisateur d’un autre EES de la CFWB, le centre de documentation peut avertir, via la direction de département, l'Institution dont l'utilisateur externe contrevenant relève. Celle- ci met tout en œuvre pour obtenir la restitution de l'ouvrage ou un juste dédommagement du préjudice subi.

En dernier recours, l'Institution dont relève le contrevenant pourvoit elle-même au dédommagement.

Comportements :

Les Centres de documentation sont des lieux de travail. Les lecteurs y travaillent dans le calme et le respect des autres. Les conversations se tiennent donc à voix basse et les téléphones portables restent en mode silencieux.

La nourriture et les boissons y sont interdites.

En cas de non-respect du règlement général et du règlement spécifique, les étudiants et MDP de la HELHa peuvent se voir interdire l’accès au centre de documentation, soit temporairement, soit définitivement, par le DD après que ce dernier a entendu les parties.

En cas de non-respect des règlements précités, le centre de documentation peut interdire l'accès à l'utilisateur externe, temporairement ou définitivement. Si l'utilisateur externe contrevenant relève d’un EES de la CFWB, le centre de documentation, par l’intermédiaire de la direction de département, informe l'Institution de cette sanction.

Photocopie  & Multimédia :

Des PC sont à la disposition des étudiants. Leur utilisation est réservée aux travaux académiques. 

La photocopieuse/scanner/imprimante du centre de documentation est réservée à la multiplication des seuls documents présents dans le centre de documentation.  Les impressions ou copies de tout autre document (rapport de stage, travaux divers, copies privées…) se feront à l’extérieur du centre de documentation. 

Le scanner est gratuit. Pour des raisons économiques et écologiques, son utilisation sera privilégiée. 

La photocopieuse fonctionne au moyen de la tuile My Print disponible via Up Helha.

La photocopieuse qui se trouve dans le couloir fonctionne avec le même système et peut être utilisée pour reproduire tout autre document que ceux du centre de documentation. 

RGPD 

Une partie des données issues de la base de données servant à gérer administrativement les étudiants et les membres du personnel de la HELHa est importée dans le logiciel des centres de documentation (PMB), à des fins de gestion des lecteurs et de leurs emprunts.

Il s’agit des données suivantes : nom, prénom, adresse postale, téléphone, adresse mail, date de naissance, sexe et langue.

Ces données sont conservées dans le logiciel des centres de documentation pour la durée suivante :

- durant tout leur cursus en ce qui concerne les étudiants

- jusqu’à l’admission à la pension en ce qui concerne les membres du personnel

Ensuite, ces données basculent dans un groupe « anciens » et sont supprimées après 1 an sauf s’il y a des prêts en cours. 

 Il est aussi tenu un historique de ces emprunts dans le but de fournir des statistiques pour le pilotage des centres de documentations.  

Pour plus d’informations, nous vous renvoyons à la déclaration de protection des données personnelles des étudiants et des membres du personnel.

Tout avis affiché a force de règlement.